Cómo organizar tus tareas con el método Kanban

En el día a día de una empresa es habitual que varias tareas coincidan al mismo tiempo. Hay presupuestos que preparar, clientes que esperan una respuesta, documentación pendiente, proyectos que continúan abiertos y pequeños trabajos que aparecen de forma inesperada y terminan alterando lo que estaba previsto para ese día.

Cuando el volumen de trabajo aumenta, confiar únicamente en una lista de tareas puede no ser suficiente. Podemos saber qué tenemos que hacer, pero no necesariamente qué se está haciendo en ese momento, qué está esperando una respuesta o qué lleva varios días sin avanzar.

El método Kanban propone una forma sencilla de solucionar este problema: en lugar de organizar el trabajo únicamente mediante una lista, lo representa visualmente según el estado en el que se encuentra cada tarea.

¿Qué es el método Kanban?

Kanban es un sistema de organización basado en un tablero dividido en diferentes columnas. Cada columna representa una fase del trabajo y, dentro de ellas, se colocan tarjetas que representan las distintas tareas.

En su versión más sencilla, un tablero podría dividirse en tres estados: Pendiente, En proceso y Terminado.

Imaginemos que una empresa tiene que preparar un presupuesto para un cliente. Mientras nadie haya empezado a trabajar en él, la tarea aparecerá en la columna de Pendiente. En el momento en el que una persona comienza a prepararlo, la tarjeta pasa a En proceso. Finalmente, cuando el presupuesto está preparado y enviado, se mueve a Terminado.

De esta manera, el tablero no muestra únicamente todo lo que hay que hacer, sino también cómo está avanzando el trabajo.

Esta es una de las principales diferencias respecto a una lista tradicional. En una lista podemos tener diez tareas apuntadas y saber que todavía están abiertas, pero no siempre resulta fácil distinguir cuáles están realmente en marcha, cuáles todavía no se han empezado o cuáles están detenidas porque falta información.

Un tablero que representa cómo trabaja realmente la empresa

Las columnas de un tablero Kanban no tienen por qué limitarse a Pendiente, En proceso y Terminado. Esa estructura es útil para empezar, pero puede adaptarse dependiendo del tipo de actividad que se quiera organizar.

Por ejemplo, una empresa que desarrolla proyectos para sus clientes podría trabajar con las siguientes fases:

Pendiente → En proceso → En revisión → Esperando cliente → Terminado

Supongamos que el equipo está preparando una propuesta. Inicialmente estará en Pendiente y, cuando alguien empiece a trabajar en ella, avanzará a En proceso. Una vez preparada, puede pasar a En revisión para que otra persona compruebe el contenido antes de enviarlo.

Si posteriormente se necesita la aprobación del cliente, la tarea puede pasar a Esperando cliente. Cuando llegue su respuesta y se realicen los últimos cambios, finalmente podrá marcarse como terminada.

La ventaja es que cualquier persona que consulte el tablero puede entender rápidamente qué está ocurriendo sin tener que preguntar por cada tarea individualmente.

¿Por qué puede ayudar a organizar mejor el trabajo?

Uno de los problemas habituales cuando existen muchas tareas es que tendemos a empezar nuevos trabajos antes de haber terminado los anteriores.

Por ejemplo, una persona empieza la mañana preparando un presupuesto. Poco después recibe un correo urgente y deja el presupuesto para contestarlo. Mientras responde, un compañero le pide revisar un documento y comienza también esa tarea. Más tarde aparece una incidencia de un cliente y vuelve a cambiar de trabajo.

Al terminar el día puede haber trabajado durante horas, pero tener cuatro o cinco tareas empezadas y muy pocas completamente terminadas.

Kanban ayuda a hacer visible esta situación porque todas esas tareas empiezan a acumularse en la columna de En proceso.

Por este motivo, una de las prácticas habituales del método consiste en limitar la cantidad de trabajo que puede estar abierto al mismo tiempo. En lugar de empezar continuamente nuevas tareas, se intenta terminar o hacer avanzar las que ya están en marcha antes de incorporar otras.

No se trata de establecer una regla rígida para todas las empresas, sino de evitar que “En proceso” termine convirtiéndose en otra enorme lista de pendientes.

Saber qué está bloqueado también es organizarse

No todas las tareas que están abiertas pueden seguir avanzando. En muchas ocasiones necesitamos que un cliente envíe un documento, que un responsable apruebe una propuesta o que otro departamento termine una parte del trabajo.

En una lista convencional, esa tarea simplemente continúa apareciendo como pendiente. Con el paso de los días puede resultar difícil recordar por qué todavía no se ha terminado.

En Kanban podemos reflejar esta situación creando, por ejemplo, una columna de Esperando respuesta o Bloqueado.

Imaginemos que estamos preparando la documentación de un cliente y necesitamos que nos envíe varias facturas antes de continuar. La tarea no está terminada, pero tampoco tendría sentido mantenerla en En proceso porque en ese momento nadie puede trabajar sobre ella.

Al moverla a Esperando cliente dejamos claro qué está ocurriendo. Cuando llegue la documentación, la tarea podrá volver a En proceso y continuar su recorrido.

Esto permite diferenciar algo que muchas veces se mezcla en la gestión diaria: una tarea que todavía tenemos que hacer y una tarea que no podemos hacer hasta que ocurra algo más.

Kanban también permite detectar dónde se acumula el trabajo

Después de utilizar un tablero durante un tiempo, no solo podemos ver el estado de las tareas individuales. También empezamos a observar cómo funciona el proceso completo.

Imaginemos que una empresa utiliza cuatro columnas: Pendiente, En proceso, En revisión y Terminado.

Si habitualmente hay pocas tareas pendientes y varias en proceso, pero constantemente se acumulan diez o quince trabajos esperando una revisión, el tablero está mostrando que existe un problema en esa fase.

Puede que las revisiones dependan de una única persona, que se estén iniciando demasiados trabajos o que el proceso de aprobación sea más lento de lo necesario.

A este tipo de acumulaciones se las conoce habitualmente como cuellos de botella. Una de las ventajas de Kanban es que permite detectarlos de una manera muy visual: si el trabajo se acumula siempre en el mismo punto, probablemente sea ese proceso el que haya que revisar.

Las tarjetas también ayudan a centralizar la información

Además de indicar el estado de una tarea, cada tarjeta puede contener la información necesaria para realizarla.

Por ejemplo, una tarjeta llamada “Preparar presupuesto para Cliente A” puede indicar quién es el responsable, cuál es la fecha límite, qué prioridad tiene, qué documentos están relacionados y qué comentarios han realizado otros miembros del equipo.

Esto evita que parte de la información esté en el tablero, otra en un correo electrónico y otra en una conversación entre compañeros.

Cuando el sistema se utiliza correctamente, cualquier persona debería poder consultar una tarea y entender qué hay que hacer, quién se está encargando y en qué punto se encuentra.

Organizar el trabajo también consiste en hacerlo visible

Kanban parte de una idea bastante sencilla: cuando podemos ver claramente cómo está distribuido el trabajo, resulta más fácil organizarlo.

No hace falta recordar qué tareas están esperando una respuesta, preguntar constantemente cómo avanza un proyecto o revisar diferentes listas para saber qué debería hacerse a continuación. El propio tablero ofrece una visión general de la situación.

Esto no significa que Kanban vaya a reducir por sí solo la cantidad de trabajo de una empresa. Lo que permite es entender mejor cómo está avanzando ese trabajo, dónde se está acumulando y qué necesita atención en cada momento.

Y cuando existen varios proyectos, clientes y personas trabajando simultáneamente, tener esa información clara puede marcar una diferencia importante entre simplemente acumular tareas y gestionar realmente el trabajo.