Factura electrónica y VeriFactu para autónomos: no son lo mismo

Durante los últimos años, términos como VeriFactu, factura electrónica, software de facturación o Ley Antifraude han empezado a formar parte del día a día de empresas y autónomos.

El problema es que muchas veces se utilizan como si hablaran de lo mismo.

Y no es así.

VeriFactu y la factura electrónica están relacionados con la digitalización de la facturación, pero tienen objetivos diferentes, afectan a procesos distintos y no deben confundirse.

Para un autónomo, la diferencia se entiende mejor con una idea sencilla: VeriFactu tiene que ver principalmente con cómo tu sistema genera y registra las facturas; la factura electrónica, con el formato y el intercambio digital de determinadas facturas.

Empecemos por VeriFactu: ¿qué es?

VeriFactu nace dentro del desarrollo de los requisitos establecidos para los sistemas informáticos de facturación.

Su objetivo es aumentar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, evitando que una factura pueda modificarse o eliminarse sin dejar constancia.

Esto significa que el cambio no consiste simplemente en añadir un dato nuevo a una factura.

El propio sistema utilizado para facturar debe estar preparado para generar y conservar los registros correspondientes siguiendo los requisitos establecidos por la normativa.

Para un autónomo que actualmente utiliza un programa de facturación, por tanto, una de las cuestiones importantes será comprobar que ese sistema está adaptado a los nuevos requisitos cuando le resulten aplicables.

Entonces, ¿qué es la factura electrónica?

Aquí hablamos de algo diferente.

La factura electrónica busca que las facturas puedan emitirse, enviarse y recibirse electrónicamente en un formato adecuado, especialmente en las relaciones comerciales entre empresas y profesionales conforme se despliegue la normativa correspondiente.

No significa simplemente enviar por correo electrónico una factura creada en Word o un PDF.

Una factura electrónica, en sentido normativo, debe cumplir unos determinados requisitos técnicos y permitir que la información pueda ser procesada electrónicamente.

Por eso, aunque ambas medidas están relacionadas con la facturación digital, atacan problemas diferentes.

“Yo envío mis facturas en PDF, ¿ya hago factura electrónica?”

Esta es probablemente una de las confusiones más importantes.

Crear una factura en un programa, guardarla como PDF y enviarla por correo electrónico supone utilizar medios digitales, pero eso no significa necesariamente estar emitiendo una factura electrónica en el sentido técnico y normativo que exige la futura obligación entre empresas y profesionales.

La diferencia está en la estructura de la información.

Un PDF está pensado principalmente para que una persona pueda visualizarlo.

Una factura electrónica estructurada permite que otro sistema pueda interpretar automáticamente sus datos: quién emite la factura, quién la recibe, cuál es la base imponible, qué impuestos contiene, cuál es el importe total, etc.

Esto permite reducir procesos que todavía hoy requieren intervención manual.

¿Por qué llegan tantos cambios al mismo tiempo?

Porque la facturación está pasando de ser un documento que simplemente se genera y archiva a convertirse en información digital que puede circular entre diferentes sistemas.

Y eso tiene consecuencias que van más allá del cumplimiento normativo.

Si los datos de una factura pueden ser procesados automáticamente, ya no es necesario que otra persona vuelva a introducirlos en otro programa.

Una factura recibida puede incorporarse a determinados procesos contables. Un cobro puede relacionarse con la factura correspondiente. La información puede utilizarse posteriormente para preparar impuestos, consultar resultados o compartir documentación con una asesoría.

La normativa está acelerando, en definitiva, un proceso de digitalización que ya llevaba años avanzando.

¿Qué debería revisar ahora un autónomo?

Más que intentar memorizar todas las normas, conviene empezar por conocer cómo se está facturando actualmente.

Si utilizas un software, es importante saber si el proveedor está adaptando el sistema a los nuevos requisitos. También conviene revisar cómo se generan las facturas, dónde se almacenan, cómo se envían a los clientes y qué ocurre posteriormente con esa información.

Porque adaptarse no consiste necesariamente en incorporar más pasos al trabajo diario.

De hecho, si la tecnología está correctamente integrada, debería ocurrir precisamente lo contrario: que buena parte de esos pasos desaparezcan.

Dos cambios distintos, una misma dirección

VeriFactu y la factura electrónica no son lo mismo y sus calendarios, ámbitos de aplicación y requisitos deben analizarse por separado.

Sin embargo, ambos cambios apuntan hacia una dirección común: una facturación cada vez más digital, estructurada y conectada.

Para los autónomos, el reto no estará únicamente en cumplir una nueva obligación.

También estará en evitar que esa adaptación termine añadiendo más trabajo administrativo a una actividad que ya tiene suficiente.

Porque la tecnología necesaria para cumplir con las nuevas reglas también puede utilizarse para algo mucho más cotidiano: facturar con menos pasos, introducir menos veces la misma información y dedicar menos tiempo a tareas administrativas.